GBP waardeert de privacy van degenen die haar persoonsgegevens verstrekken en erkent het belang van de bescherming van vertrouwelijke informatie. Dit privacy- en vertrouwelijkheidsbeleid (het "Beleid") beschrijft hoe en waarom we persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie verzamelen, opslaan en gebruiken en geeft informatie over de rechten van personen.
Dit beleid geldt zowel voor persoonsgegevens die door een persoon of door anderen aan GBP worden verstrekt als voor vertrouwelijke informatie die door klanten of potentiële klanten wordt verstrekt. Wij kunnen de aan ons verstrekte persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie gebruiken voor elk van de in dit beleid genoemde doeleinden, of zoals anderszins bekendgemaakt op het moment van verzameling.
Dit beleid is een belangrijk document. Wij raden u aan het zorgvuldig te lezen en een kopie te bewaren voor toekomstig gebruik.
In dit beleid gebruiken wij de termen:
"Vertrouwelijke informatie" verwijst naar informatie die door een cliënt of potentiële cliënt aan GBP wordt verstrekt en die op het moment van bekendmaking als vertrouwelijk wordt aangemerkt of door een redelijk persoon als vertrouwelijk zou worden beschouwd of door een wettelijke geheimhoudingsplicht wordt beschermd;
"Persoonsgegevens" heeft de betekenis zoals uiteengezet in EU-verordening 2016/679 (de "GDPR"). Dit omvat alle informatie over een individu waaruit die persoon kan worden geïdentificeerd;
"wij", "ons" en "onze" (en andere soortgelijke termen) verwijzen - zoals de relevante context voorschrijft naar GBP of contracterende partij (of partijen) zoals bedoeld in een contract dat wij met u sluiten.
"u" en "uw" (en andere soortgelijke termen) verwijzen - naargelang de relevante context - naar onze klanten, aan onze klanten verbonden personen, contactpersonen, leveranciers, sollicitanten, personeel en bezoekers van de GBP-website, www.gbpltd.com.
Uw rechten met betrekking tot Persoonsgegevens en hoe deze uit te oefenen
Onder bepaalde omstandigheden heeft u de volgende rechten:
- het recht ons te allen tijde te vragen u, of een derde, kopieën te verstrekken van de Persoonsgegevens die wij over u bewaren en op de hoogte te worden gesteld van de inhoud en oorsprong ervan, de juistheid ervan te verifiëren, of anders te verzoeken dat dergelijke informatie wordt aangevuld, bijgewerkt of gecorrigeerd overeenkomstig de bepalingen van de plaatselijke wetgeving;
- het recht om verwijdering, anonimisering of afscherming te vragen van uw Persoonsgegevens die in strijd met de wet worden verwerkt;
- het recht om op legitieme gronden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens. In bepaalde omstandigheden kunnen wij het gebruik van uw Persoonsgegevens niet stopzetten. Als dat het geval is, laten we u dat weten en leggen we uit waarom; en
- intrekking van toestemming - wanneer Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming kan een persoon zijn toestemming te allen tijde intrekken (dit kan van toepassing zijn op de verwerking van speciale categorieën Persoonsgegevens waarbij u ons heeft opgedragen namens u te handelen en omvat het volgende: ras/etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen en lidmaatschap van een vakbond). Indien u niet langer marketingmateriaal van ons wenst te ontvangen, gebruik dan de afmeldingsoptie (die in al onze marketingmails aan u staat), of neem contact op met de betreffende verantwoordelijke voor de verwerking, zoals hieronder uiteengezet.
Om deze rechten uit te oefenen en als u vragen hebt over hoe wij Persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in het onderstaande gedeelte "Contactgegevens gegevensbeheerder".
Op welke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen Persoonsgegevens wanneer wij daarvoor een rechtmatige reden hebben. De wettelijke basis voor de verwerking van Persoonsgegevens door ons is een van de volgende:
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een overeenkomst sluit;
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen (zoals naleving van de antiwitwaswetgeving en voor conflictcontrole);
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde zakelijke belangen (waaronder die van de levering en de promotie van onze diensten);
- de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte; of
- de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden*
*Dit geldt voor marketingcommunicatie in Nederland en Duitsland.
Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
Wij streven ernaar transparant te zijn over waarom en hoe wij Persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Voor meer informatie over onze verwerkingsactiviteiten kunt u hieronder het betreffende onderdeel bekijken:
Klantencontacten
Collectie
GBP verwerkt Persoonsgegevens over contacten met behulp van MS Office-toepassingen. Persoonsgegevens die worden verzameld, toegevoegd en verwerkt: naam, e-mailadres, functietitel, telefoonnummer, bedrijfstak, functierol, rechtsgebied, taal, anciënniteit, andere zakelijke contactgegevens, en informatie met betrekking tot de sterkte van uw zakelijke relatie met onze We kunnen onze marketinggegevens vergelijken met openbaar beschikbare informatie, waaronder LinkedIn en professionele profielen die zijn gepubliceerd op de website van uw organisatie, om ervoor te zorgen dat de gegevens die wij bewaren nauwkeurig en actueel blijven.
Gebruik
Voor contact- en communicatiedoeleinden: wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u updates te sturen die wij van tijd tot tijd verspreiden, nieuws over evenementen die wij organiseren of waaraan wij deelnemen, en/of andere informatie over ons en de geleverde diensten waarvan wij denken dat die voor u van belang kan zijn. U kunt uw contactvoorkeuren aangeven door ons vervolgens uw contactvoorkeuren kenbaar te maken via de opties in al onze marketingmails of de contactgegevens zoals uiteengezet in het gedeelte "Contactgegevens gegevensbeheerder" hieronder.
Het uitvoeren van analyses - zoals trends, verkoopinformatie, marketingeffectiviteit (zoals klik- en openingspercentages) opname en voortgang.
Het gebruik van kunstmatige intelligentie om nieuwsfeeds, sites, berichten enz. te onderzoeken en analyses uit te voeren om ons te helpen contact met u op te nemen met relevante informatie.
Retentie
Persoonsgegevens worden in MS Office-toepassingen zoals Excel bewaard zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden (namelijk de duur van de zakelijke relatie). Als een zakelijk contact verzoekt om te worden vergeten, worden zijn of haar contactgegevens uit onze systemen verwijderd. Als een zakelijk contact ervoor kiest geen marketingmateriaal te ontvangen of op een andere manier bezwaar maakt tegen verwerking voor marketingdoeleinden, dan worden zijn gegevens nog steeds bewaard (aangezien wij een dossier moeten bijhouden van zijn verzoek om niet te worden benaderd), maar er worden geen marketingmaterialen meer verstuurd en de verwerking die het voorwerp uitmaakt van het bezwaar wordt stopgezet.
Cliënten en aan cliënten verbonden personen
Collectie
Wij verzoeken onze klanten alleen Persoonsgegevens te verstrekken die voor de uitvoering van onze diensten noodzakelijk zijn.
Indien wij voor het verlenen van onze diensten Persoonsgegevens nodig hebben van personen die aan cliënten verbonden zijn, vragen wij onze cliënten dit beleid aan de betrokkenen te verstrekken.
In de meeste gevallen verzamelen wij Persoonsgegevens van onze cliënten of van derden die namens onze cliënten optreden.
Gebruik
- Het verzorgen van GBP restvoorraadtransacties: wij zullen Persoonsgegevens gebruiken en openbaar maken op de wijze die wij redelijkerwijs noodzakelijk achten om onze diensten te verlenen, bijvoorbeeld om buitenlandse bedrijven namens u instructies te geven (inclusief correspondentie met u), om contact te onderhouden met andere professionele dienstverleners op het gebied van restvoorraden en logistieke bedrijven in verband met zaken die wij behandelen.
- Administratie: om onze vergoedingen of kosten in verband met andere juridische handhaving te innen, zullen wij Persoonsgegevens gebruiken om betalingsregelingen overeen te komen, en om onze vergoedingen en kosten te innen die aan ons verschuldigd zijn in verband met juridische handhaving.
- relaties met klanten beheren: klanten voorzien van informatie over onze diensten en updates die volgens ons voor hen relevant kunnen zijn; evenementen organiseren en verzorgen; en vaststellen waar we de dienstverlening kunnen verbeteren.
- Klantenbinding: als onderdeel van ons klantenbindingsproces voeren wij bepaalde achtergrondonderzoeken uit om na te gaan of er al dan niet potentiële problemen zijn waardoor wij niet met een bepaald bedrijf of individu kunnen werken (bijvoorbeeld om strafrechtelijke veroordelingen, politiek prominente personen, sancties of andere potentiële reputatieproblemen te identificeren).
- Naleving van relevante regelgeving: dit kan het gebruik van uw Persoonsgegevens omvatten (bijv. bewijs van uw identiteit) om te voldoen aan onze verplichtingen om de identiteit van onze klanten te controleren in overeenstemming met de wet- en regelgeving tegen het witwassen van geld.
Retentie
Onze algemene bewaartermijn voor documentatie die is aangemaakt om onze diensten te verlenen is 7 jaar. In sommige gevallen zijn er wettelijke en regelgevende uitzonderingen die vereisen dat documentatie langer of korter wordt bewaard. . Indien u meer informatie wenst, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens zoals vermeld in het onderstaande gedeelte "Contactgegevens gegevensbeheerder".
Sollicitanten
Raadpleeg de informatie die beschikbaar wordt gesteld wanneer u online solliciteert voor meer informatie over hoe Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt en hoe lang ze worden bewaard.
Journalisten
Collectie
Persoonsgegevens, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere zakelijke contactgegevens, kunnen worden verzameld van PR-bureaus of uit databases waarop wij geabonneerd zijn.
Gebruik
- Persberichten en gezamenlijke persberichten van onze klanten/organisaties waarmee we samenwerken.
- Uitnodigingen om GBP-personeel te ontmoeten.
- Persfeest.
- Woordvoerders onder de aandacht brengen die van belang kunnen zijn voor een specifiek industriethema of onderwerp dat relevant is voor de journalist.
- Zakenreizen kunnen het gebruik van de Persoonsgegevens vereisen om ons te helpen met reisarrangementen.
- Interne communicatie.
Retentie
Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de bovengenoemde doeleinden, of indien u ons meedeelt dat u niet langer wenst te worden gecontacteerd, worden uw Persoonsgegevens uit onze contactlijsten verwijderd.
Leveranciers (met inbegrip van individuele aannemers)
Collectie
Persoonsgegevens, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere zakelijke contactgegevens, worden verzameld om diensten van leveranciers te ontvangen, om de relatie met de leverancier te beheren en om diensten aan onze klanten te verlenen.
Gebruik
- Om diensten van onze leveranciers te ontvangen: wij zullen hun Persoonsgegevens gebruiken en openbaar maken op de wijze die wij redelijkerwijs nodig achten om deze diensten van leveranciers te ontvangen en te controleren.
- Diensten aan klanten: als een leverancier ons helpt bij het leveren van diensten aan onze klanten, verwerken wij Persoonsgegevens om die relatie te beheren.
- Administratie: betalingsregelingen treffen met onze leveranciers en betalingen aan hen verrichten.
Retentie
Er geldt een algemene bewaartermijn van 7 jaar, tenzij er wettelijke of reglementaire uitzonderingen zijn op grond waarvan documentatie korter of langer moet worden bewaard. Indien u meer informatie wenst, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in het onderstaande gedeelte "Contactgegevens gegevensbeheerder".
Personeel
Persoonsgegevens over het personeel worden bewaard in verschillende interne systemen en toepassingen. Bij indiensttreding wordt aan het personeel een privacyverklaring verstrekt waarin wordt uiteengezet voor welke doeleinden de persoonsgegevens zullen worden verwerkt en waarin informatie staat over de rechten van de betrokkenen.
Bezoekers van de GBP-website
Collectie
Wij controleren niet routinematig de IP-adressen van de bezoekers van onze website. Persoonsgegevens worden verzameld als u ons online contactformulier gebruikt en/of onze marketingliteratuur wilt ontvangen.
Gebruik
Zakelijke contacten: als u zich hebt opgegeven om een van onze evenementen bij te wonen of om onze marketingliteratuur te ontvangen, zie dan de paragraaf "Zakelijke contacten" hierboven.
Wie heeft er nog meer toegang tot uw Persoonsgegevens?
Het kan voorkomen dat wij uw Persoonsgegevens moeten delen met derden. Wij zullen alleen Persoonsgegevens delen wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Wanneer u ons als klant Persoonsgegevens verstrekt, gaan wij ervan uit, tenzij u ons schriftelijk anders instrueert, dat wij uw Persoonsgegevens kunnen doorgeven op de wijze die wij redelijkerwijs noodzakelijk achten om onze diensten te verlenen (met inbegrip van de in dit Beleid beschreven diensten), of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat wij uw Persoonsgegevens kunnen doorgeven aan derden zoals:
- kredietcontrolebureaus om redenen van kredietcontrole;
- evenementen: het is mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens (bijv. naam, bedrijf, beroep) moeten doorgeven aan een derde partij in verband met het beheer van een evenement, in welk geval de gegevens alleen door die derde partij voor dat specifieke doel zullen worden gebruikt;
- zakelijke partners, dienstverleners en andere gelieerde derden: om ons in staat te stellen onze diensten aan u te leveren. Onze afspraken met externe dienstverleners betreffen momenteel de levering van ondersteunende diensten, waaronder IT (inclusief maar niet beperkt tot onze leveranciers van cloudtechnologie) en evenementenbeheer, marketing en bedrijfsontwikkeling en faciliteitenbeheer;
- Openbaarmaking vereist door wet- of regelgeving: in bepaalde omstandigheden kunnen wij verplicht zijn Persoonsgegevens openbaar te maken op grond van toepasselijke wet- of regelgeving, waaronder aan wetshandhavingsinstanties of in verband met voorgestelde of lopende juridische procedures.
Hoe wij omgaan met uw vertrouwelijke informatie
Wij zullen vertrouwelijke informatie alleen delen wanneer wij daartoe wettelijk zijn gemachtigd.
Wanneer u ons vertrouwelijke informatie verstrekt, gaan wij ervan uit, tenzij u ons schriftelijk anders instrueert, dat wij uw vertrouwelijke informatie openbaar kunnen maken op de wijze die wij redelijkerwijs noodzakelijk achten om de door u gevraagde diensten te verlenen.
Hoe wij uw persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie beschermen
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofd of onwettig gebruik en tegen onopzettelijk verlies, beschadiging of vernietiging.
Wij hebben met onze externe dienstverleners strikte geheimhoudingsovereenkomsten gesloten (met inbegrip van verplichtingen inzake gegevensbescherming).
Links naar andere websites
De GBP website, www.gbpltd.com, kan linken naar andere, niet-gelieerde websites van derden. Gelieve er nota van te nemen dat GBP geen controle heeft over of verantwoordelijk kan zijn voor de inhoud of de privacy- en vertrouwelijkheidspraktijken van websites van derden. U dient altijd zorgvuldig het privacy- en geheimhoudingsbeleid te lezen van elke website van derden die u bezoekt om te begrijpen hoe de beheerders van die website uw persoonsgegevens kunnen verzamelen, opslaan en gebruiken.
Updates van dit beleid
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt in augustus 2022. Kom regelmatig terug om op de hoogte te blijven van updates van dit beleid.
Contactgegevens gegevensbeheerder
UK
Global Brand Partners Limited
De Oude Molen
Blisworth Hill Farm
Stoke Road
Blisworth
NN7 3DB
Email: Privacy.UK@gbpltd.com
Klachten
Wij hopen dat dit niet nodig is, maar als u een klacht wilt indienen over ons gebruik van persoonsgegevens, stuur dan een e-mail met uw klacht naar Privacy.UK@gbpltd.com.
U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Zie verdere details hieronder:
UK
Bureau van de informatiecommissaris
Wycliffe House, Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF
www.ico.org.uk
Tel: 0303 123 1113
Tel: 029 2067 8400 (gesprekken in het Welsh)
E-mail: casework@ico.org.uk